Stappenplan: zo stel je een zakelijke factuur op
Zakelijke factuur opstellen? Je kunt facturen gemakkelijk zelf maken en opsturen naar klanten en opdrachtgevers. Met deze tips voldoen jouw nota’s aan alle wettelijke voorwaarden en kom je professioneel over!
Een zakelijke factuur bevat onder andere..
Om een correcte zakelijke factuur op te stellen mogen de volgende zaken niet ontbreken:
– BTW nummer
Een BTW nummer, ook wel omzetbelastingnummer genaamd, is je registratienummer bij de Belastingdienst. Over de facturen die je in rekening brengt bereken je BTW, die je moet afdragen.
– KvK nummer
Naast een BTW nummer, heb je ook een inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel (KvK). Dit wordt ook wel het KvK nummer genoemd. Dit is het officiële bewijs dat jouw onderneming is geregistreerd en moet je daarom op je nota’s vermelden.
– Factuurnummer
Door iedere factuur een (door jou gekozen) nummering te geven, houd je je administratie overzichtelijk en voorkom je dat je bij je BTW aangifte bijvoorbeeld een factuur vergeet.
– Factuurdatum en betalingstermijn
Een ander belangrijk punt dat op de factuur vermeldt moet worden is de datum dat de factuur verstuurd wordt naar de klant/opdrachtgever. Ook geef je op de factuur aan binnen welke termijn deze betaald moet worden. Doorgaans hanteren ondernemers een termijn van 14 tot 30 dagen. Wettelijk is bepaald dat de betaaltermijn niet langer mag zijn dan dertig dagen. Heb je na dertig dagen nog geen betaling ontvangen? Je mag dan rente in rekening brengen.
– Je (bedrijfs)gegevens
Denk aan je naam, adres en contactgegevens.
– Bedrijfsnaam van de klant/opdrachtgever
Er zijn geen wettelijke regels om deze gegevens te vermelden, maar doorgaans worden de naam en adresgegevens van de klant of opdrachtgever links bovenaan de nota vermeld.
– Datum en omschrijving van product of dienst
Vermeld duidelijk wat je precies voor werkzaamheden hebt uitgevoerd en specificeer de factuur zoveel mogelijk. Zo is het duidelijk wat jij precies voor het bedrijf hebt betekend en wat je in rekening brengt. Als je een uurtarief hanteert, vermeld dan duidelijk hoeveel uur je hebt besteed aan een opdracht.
– BTW tarief
Verschillende producten en diensten vallen onder een ander BTW tarief. Ga na welk BTW tarief jij hanteert en vermeldt dit in je zakelijke factuur. Zo is het duidelijk hoe je prijs is opgebouwd. Het is belangrijk om het bedrag exclusief BTW te vermelden, het gehanteerde BTW tarief en het BTW bedrag in euro’s. Onderaan de streep staat het totaalbedrag inclusief BTW. Tip: wist je dat als je minder dan 1883 per jaar aan BTW af hoeft te dragen, je in aanmerking komt voor de kleine ondernemersregeling en minder (of zelfs geen) BTW hoeft af te dragen?
– Bankrekeningnummer
Het is niet verplicht, maar wel heel handig om je bankrekeningnummer te vermelden op de factuur. Zo weet je zeker dat de klant of opdrachtgever jouw zakelijke factuur direct kan betalen.
Vind je het opstellen van een goede zakelijke factuur lastig? Er zijn speciale programma’s die het je extra gemakkelijk maken met een factuur template bijvoorbeeld.